1. Verantwortliche Stelle und Datenschutzbeauftragter

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Plattform ist:
Sportverein Halle e.V., Kreuzvorwerk 22, 06120 Halle (Saale)
Telefon: 0345 / 470 50 50, E-Mail: info@sv-halle.de

Datenschutzbeauftragter: Die Beratungsmanufaktur, Marek Schwiesau, Unterberg 9, 06108 Halle/Saale — erreichbar über info@sv-halle.de.

2. Zweck und Datenkategorien der Plattform

Die Plattform dient der internen Organisation des Vereins. Dabei verarbeiten wir:

• Mitgliederverwaltung: Stammdaten und Kontaktdaten von Mitgliedern (Name, E-Mail-Adresse, ggf. Telefonnummer, Geburtsdatum, Gruppenzugehörigkeit, Rolle wie Admin, Übungsleitung oder Eltern).
• Probetraining: Anfragen zum Probetraining mit Angaben zur gewünschten Sportart und Kontaktdaten.
• Gruppen- und Trainingsverwaltung: Trainingszeiten, Gruppenzugehörigkeit und Anwesenheitserfassung.
• Übungsleiterstunden und Abrechnung: Erfassung geleisteter Stunden und darauf basierender Abrechnungen sowie Fahrtkosten.
• Unfallbuch: Dokumentation von Trainingsunfällen. Dabei können Gesundheitsdaten i. S. d. Art. 9 DSGVO (z. B. Art der Verletzung) anfallen. Diese besonderen Kategorien personenbezogener Daten werden nur erhoben, soweit für die Unfalldokumentation erforderlich, und der Zugriff ist auf berechtigte Personen beschränkt.
• Fotos/Galerie: Fotos von Kindern werden anderen Mitgliedern nur angezeigt, wenn die Erziehungsberechtigten zuvor ausdrücklich zugestimmt haben (siehe Abschnitt 5).
• Eltern-Kind-Verknüpfungen: Bei Minderjährigen werden die Daten durch die erziehungsberechtigte Person verwaltet; diese legt die Profil- und Kontaktdaten des Kindes an und erteilt Einwilligungen.
• Nachrichten und Kommunikation: Gruppennachrichten, Umfragen, RSVPs und sonstige Vereinskommunikation.

3. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage:

• von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Daten für die Mitgliedschaft bzw. das Vereinsverhältnis und die damit verbundene Trainings- und Vereinsorganisation erforderlich sind,
• von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die Organisation des Vereinslebens, soweit hierin ein berechtigtes Interesse des Vereins besteht,
• von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, soweit wir Einwilligungen einholen — insbesondere für die Veröffentlichung von Fotos (Foto-Consent) und für Push-Benachrichtigungen,
• von Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO für Gesundheitsdaten im Unfallbuch (Einwilligung, soweit erforderlich).

Erteilte Einwilligungen können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

4. Anmeldung und Hosting

Die Anmeldung an der Plattform erfolgt per Magic Link: Sie geben Ihre E-Mail-Adresse ein und erhalten einen Anmeldelink per E-Mail. Es gibt kein Passwort.

Bereitstellung und Betrieb der Plattform (cluuub.app): Die Software wird technisch bereitgestellt und betrieben durch Philipp Bacher, Händelstr. 3, 06114 Halle (Saale) als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO für den Sportverein Halle e.V.

Technische Infrastruktur und Unterauftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO):

• Hosting & Server-Betrieb: Das Hosting der Anwendungsplattform (cluuub.app) erfolgt auf Server-Infrastruktur der Oracle Cloud Infrastructure (Region Frankfurt am Main, Deutschland) sowie ergänzend über Vercel Inc.
• Datenbank & Authentifizierung: Datenbank, Benutzer-Authentifizierung und verschlüsselte Dateispeicher laufen über Supabase Inc. (EU-Region Frankfurt am Main).
• E-Mail-Versand: Der transaktionale E-Mail-Versand für Magic Links, Einladungen und Benachrichtigungen erfolgt über Resend Inc.
• DNS & Routing: Domain-Verwaltung und sicheres Routing über Cloudflare Inc.

Mit den Dienstleistern bestehen bzw. werden Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen. Personenbezogene Daten werden ausschließlich zweckgebunden zur Bereitstellung der Vereinsplattform verarbeitet.

5. Fotos und Videos von Kindern

Fotos und Videos, auf denen ein Kind erkennbar markiert ist, werden anderen Vereinsmitgliedern nur angezeigt, wenn die Erziehungsberechtigten dieses Kindes zuvor ausdrücklich zugestimmt haben. Die Einwilligung kann jederzeit im eigenen Bereich widerrufen werden; das Foto wird anschließend umgehend nicht mehr angezeigt. Bereits heruntergeladene Kopien können dadurch nicht zurückgerufen werden.

6. Gruppen-/Abteilungssichtbarkeit von Kinderprofilen

Erziehungsberechtigte können im Profil ihres Kindes freiwillig eine erweiterte Sichtbarkeit aktivieren („Gruppe” oder „Abteilung”). In diesem Fall werden Name, Alter, zugeordnete Gruppe sowie ein selbst verfasster Steckbrief in einer Gruppenübersicht angezeigt — je nach gewählter Stufe für Trainer und Erziehungsberechtigte der eigenen Trainingsgruppe oder der gesamten Sportabteilung. Diese Übersicht ist ausschließlich vereinsintern für angemeldete Nutzer sichtbar, nicht öffentlich im Internet.

Medizinische Hinweise werden davon in keinem Fall erfasst oder angezeigt. Ein Foto wird nur angezeigt, wenn zusätzlich die unter Ziffer 5 beschriebene Foto-Einwilligung erteilt wurde. Die Sichtbarkeitsstufe kann jederzeit im Profil des Kindes mit sofortiger Wirkung auf „Privat” zurückgestellt werden; Rechtsgrundlage ist die Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

7. Cookies, lokale Speicherung und Nutzungsstatistiken

Es werden keine Werbe-Cookies und keine Cookies zu Tracking-Zwecken gesetzt. Technisch notwendige Cookies dienen ausschließlich der Anmeldung und der Aufrechterhaltung Ihrer Sitzung (Session-/Auth-Cookies über Supabase). Einstellungen der Benutzeroberfläche (z. B. Darstellungs-Theme, Zustand von Menüs und Meldungen) werden lokal in Ihrem Browser (LocalStorage) gespeichert; diese Daten verlassen Ihr Gerät nicht.

Zur Verbesserung der Plattform nutzen wir Vercel Analytics (Vercel Inc., 340 S Lemon Ave #4133, Walnut, CA 91789, USA). Dieses Tool erfasst ausschließlich aggregierte Seitenaufrufstatistiken — ohne Cookies, ohne dauerhaften Gerätebezug und ohne Speicherung personenbezogener Daten. Die IP-Adresse wird serverseitig gehasht und ist für Vercel nicht rekonstruierbar. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der technischen Weiterentwicklung der Plattform). Da keine personenbezogenen Daten verarbeitet werden, ist eine Einwilligung nach § 25 TTDSG nicht erforderlich. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Vercel.

8. Push-Benachrichtigungen

Push-Benachrichtigungen werden nur versendet, wenn Sie sich aktiv dafür angemeldet haben. Dabei wird ein technischer Push-Endpunkt Ihres Browsers (die sogenannte PushSubscription) auf unserem Server gespeichert. Die Zustellung erfolgt über die Push-Dienste des jeweiligen Browser- bzw. Betriebssystemherstellers; dabei wird der Inhalt der Benachrichtigung zur Übertragung an diese Dienste übermittelt. Sie können die Push-Einwilligung jederzeit in der App oder in den Browsereinstellungen widerrufen; der gespeicherte Endpunkt wird dann gelöscht.

9. Verschlüsselung

Die Übertragung der Daten zwischen Ihrem Browser und der Plattform ist SSL/TLS-verschlüsselt, die Datenbank und ihre Sicherungen sind auf Speicherebene verschlüsselt. Besonders sensible Angaben — Gesundheitshinweise, Notfallkontakte, Bankverbindungen (IBAN) und Einträge im Unfallbuch — werden zusätzlich vor dem Speichern mit AES-256-GCM verschlüsselt. Im Klartext sind sie nur für die jeweils berechtigten Rollen (z. B. Trainer der Gruppe, Vorstand, Erziehungsberechtigte) über die Plattform lesbar.

10. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald sie für die genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, spätestens mit dem Ende der Mitgliedschaft oder dem Widerruf der Einwilligung, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z. B. aus dem Vereins- oder Steuerrecht) entgegenstehen.

11. Ihre Rechte und Beschwerdemöglichkeit

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sowie auf Datenübertragbarkeit. Sie können erteilte Einwilligungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen und haben ein Widerspruchsrecht gegen Verarbeitungen auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Zudem besteht ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde: Landesbeauftragter für den Datenschutz Sachsen-Anhalt.

Wenden Sie sich für alle Anliegen zum Datenschutz an info@sv-halle.de; Ihre Anfrage wird an den Datenschutzbeauftragten weitergeleitet.